Política de privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales

1. OBJETO Y ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

Ki Darma S.A.S es una sociedad por acciones simplificada debidamente constituida bajo las leyes colombianas, identificada con el Nit. 901.740.892-6 y domiciliada en Pereira, Risaralda, quien, para efectos de la presente política, actúa como Responsable.

El Responsable reconoce la importancia de tratar los Datos Personales de nuestros clientes, empleados, candidatos, proveedores, contratistas respetando la seguridad y privacidad de los Titulares de la información. En cumplimiento de lo anterior, emite esta política de protección de Datos Personales (en adelante denominada «Política de Protección de Datos Personales» o “la Política”).

El objetivo de esta Política de Protección de Datos Personales es comunicarle e informarle cómo tratamos los Datos Personales, para qué finalidades, cuáles son los derechos de los Titulares y cómo pueden ejercer sus derechos. Esta Política rige todas las actividades de Tratamiento de datos personales que lleve a cabo Ki Darma S.A.S, los cuales son tratados por las distintas áreas y su tratamiento depende de la relación que tengamos con usted.

2. DEFINICIONES:

• Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato(s) Sensible(s): Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses políticos partidistas o garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato(s) Privado: Es el dato que, debido a su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el titular.
• Dato(s) Semiprivado(s): Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular, sino también a un grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato(s) Público(s): Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Se consideran datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público.

• Dato(s) Financiero(s): Son datos semiprivados relacionados principalmente con la creación, ejecución y extinción de obligaciones monetarias. Su tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que debe otorgar el titular para permitir el tratamiento de sus datos personales.
• Base(s) de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
• Titular(es): Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento en virtud de una relación comercial o jurídica con la compañía, ya sea como cliente, proveedor, contratista, empleado o cualquier tercero.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realice sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos (el «responsable»).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realiza el tratamiento de datos personales en nombre de otro, como responsable de los datos (el «encargado»).
• Autorizados y Habilitados: Se refiere a la compañía y todas las personas relacionadas con ella que están facultadas para realizar el tratamiento de datos personales en los términos de esta política.
• Transferencia: Se produce cuando el responsable y/o el encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga como objetivo realizar un tratamiento por parte del encargado en nombre del responsable.

3. SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El responsable recolectará los Datos Personales a través de nuestras tiendas o establecimientos de comercio, páginas web, o mediante distintos medios por los que se tengan contacto durante la relación contractual y/o comercial con el Titular y/o de fuentes de terceros. Estas fuentes de terceros pueden incluir, pero no están limitadas a, proveedores de servicios, socios de mercadeo, aliados comerciales, redes de publicidad, proveedores de análisis de datos, bases de datos públicas, plataformas de medios sociales (incluyendo de conexiones en redes sociales), proveedores de servicios de internet, proveedores de sistemas operativos y plataformas, entidades gubernamentales, corredores de datos, clientes comerciales, procesadores de pagos, proveedores de servicios de salud, entre otros.

Los Datos Personales recolectados por medio de la Página Web o mediante las plataformas digitales, podrán obtenerse de las grabaciones de las llamadas telefónicas del servicio al cliente, del historial de conversaciones de WhatsApp, Instagram, Facebook, correos electrónicos, Mensajes SMS, banners con formularios para newsletters y cualquier otro medio de contacto que tengamos con el Titular de los Datos Personales.

El responsable tratará los Datos Personales de sus clientes, candidatos a empleados, empleados, proveedores y demás personas de las que obtenga Autorización, para los fines autorizados e informados al Titular, para la correcta ejecución de los contratos celebrados, la relación comercial existente y aquellos señalados en la presente Política.

En particular, recolectará, almacenará, usará, transmitirá, transferirá y eliminará Datos Personales de acuerdo con los procedimientos establecidos para sus gestiones comerciales, contables, financieras, laborales, operativas, de mercadeo y, en general, para el ejercicio de su modelo de negocio, de conformidad con la ley aplicable y la Autorización otorgada por los Titulares. El Responsable puede utilizar medios tecnológicos que faciliten el Tratamiento automatizado de Datos Personales, al igual que cookies y otras herramientas similares. De igual modo, el Responsable puede realizar el tratamiento de los datos personales a través de archivos físicos no digitales y de manera no automatizada.

La persona natural almacenará y Tratará los Datos Personales del Titular en distintas plataformas y sistemas informáticos con los que cuente la Compañía, entre los que se encuentran, pero no se limitan a Wompi, PayU, MercadoPago, MailChimp, RD Station.

4. FINALIDAD

El Tratamiento de los Datos Personales se llevará a cabo para las finalidades enlistadas a continuación, dependiendo de la relación que tenga Ki Darma S.A.S con el Titular de la información.

4.1. La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los clientes de Ki Darma S.A.S:

Los Datos Personales recolectados por parte de Ki Darma S.A.S con respecto a sus clientes se tratarán con las siguientes finalidades:

• Creación, modificación y/o cancelación de la orden de compra.
• Procesamiento de pagos y reembolsos.
• Comunicarse con el cliente en caso de surgir eventualidades relacionadas con la compra realizada o los productos adquiridos. Ki Darma S.A.S puede comunicarse a través de llamada telefónica, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales u otros medios de contacto proporcionados por el cliente.
• Gestionar el envío y entrega del pedido en el lugar indicado por el cliente. Para esto, Ki Darma S.A.S puede compartir la información del cliente con empresas de mensajería como Coordinadora, Servientrega, Interrapidísimo, Envía, Fedex, DHL, entre otras. Estas empresas actuarán como Encargados del Tratamiento de la información.
• Gestionar cambios y devoluciones de productos adquiridos, cuando sea necesario.
• Atender preguntas, quejas y reclamos relacionados con compras, productos, solicitudes de reembolsos, devoluciones, derechos de retracto, garantías y otros requerimientos similares. En el marco de esta finalidad, Ki Darma S.A.S puede tratar Datos relativos a la imagen del Titular en casos donde se envíen fotografías relacionadas con posibles reacciones de los productos en la piel u otras situaciones similares. Las preguntas, quejas y reclamos pueden ser recibidos a través de un servicio de call center que requiere la identificación del Titular.
• Realizar llamadas para cumplir con encuestas de satisfacción relacionadas con los productos de Ki Darma S.A.S o su envío, utilizando los medios de contacto proporcionados por el Titular.
• Cumplir con órdenes y regulaciones, y compartir los Datos Personales con autoridades gubernamentales, como autoridades tributarias, sanitarias o regulatorias, en caso de solicitud o requerimiento.
• Transmitir los Datos Personales a proveedores y terceros aliados comerciales de Ki Darma S.A.S o sus compañías relacionadas, nacionales e internacionales, cuando sea necesario para actividades administrativas u operativas de las ofertas, servicios, productos y programas desarrollados por la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados.
• Transferir los Datos Personales a las compañías vinculadas, nacionales e internacionales, cuando sea necesario para actividades administrativas u operativas de las ofertas, servicios, productos y programas desarrollados por la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados.
• Ki Darma S.A.S puede tratar Datos Personales en el desarrollo de actividades de debida diligencia con respecto a las compras del Cliente, para monitorear actividades fraudulentas como robo de tarjetas de crédito o débito, suplantaciones y reclamos fraudulentos.
• Transferir Datos Personales a aquellos proveedores de servicios que sean contratados por Ki Darma S.A.S para realizar actividades relacionadas con el tratamiento de datos, como proveedores de servicios tecnológicos, de almacenamiento de datos, servicios de envío de correos electrónicos, servicios de análisis de datos, entre otros.
• Realizar análisis y estudios de mercado para mejorar la oferta de productos y servicios de Ki Darma S.A.S, así como para desarrollar y mejorar estrategias comerciales y de marketing.
• Enviar información promocional, publicitaria o de marketing sobre productos, ofertas, promociones, eventos, concursos y otras actividades relacionadas con Ki Darma S.A.S, sus marcas o sus aliados comerciales. Estas comunicaciones pueden ser realizadas a través de diferentes medios, como correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas, notificaciones push, redes sociales u otros medios electrónicos.
• Personalizar y mejorar la experiencia de navegación y compra en el sitio web de Ki Darma S.A.S, así como en sus aplicaciones móviles y otros canales digitales. Esto puede incluir el uso de cookies u otras tecnologías similares para recopilar información sobre las preferencias y comportamiento del usuario.
• Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables a Ki Darma S.A.S, como la emisión de facturas, el cumplimiento de obligaciones fiscales, la prevención del lavado de dinero, la protección al consumidor y otras obligaciones legales.
•  Identificación del cliente y creación de un perfil único en donde Ki Darma S.A.S almacena un historial de las compras y preferencias con respecto a los productos comercializados por ésta.

Es importante tener en cuenta que estas finalidades pueden variar dependiendo de la relación que tenga el titular de los datos con Ki Darma S.A.S. Además, Ki Darma S.A.S se compromete a tratar los Datos Personales de manera segura y confidencial, respetando los derechos y garantías establecidos en la legislación vigente de protección de datos personales.

4.2.  La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los empleados y contratistas de Ki Darma S.A.S

Los Datos Personales que se recolectan por parte del Responsable respecto de sus empleados y contratistas se tratarán para las siguientes finalidades:

• Para todos los fines relacionados con la ejecución del contrato laboral o de prestación de servicios y la ejecución del cumplimiento de las obligaciones de Ki Darma S.A.S como parte en del contrato.
• Administración de los beneficios legales y extra-legales asociados a las relaciones laborales que la Compañía mantenga con sus trabajadores.
• Vinculación de los beneficiarios de los empleados de la Compañía a los programas de seguridad social.
• Pago de nóminas y otros desembolsos derivados de la relación contractual entre la Compañía, sus trabajadores o contratistas.
• Manejo operacional y legal de las incapacidades laborales de los empleados y contratistas.
• Monitoreo y revisión del desempeño de los empleados y contratistas, cuando aplique.
• Cumplimiento de los requisitos legales y de otro tipo aplicables a Ki Darma S.A.S, como obligaciones tributarias y de seguridad social, la realización de auditorías, junto con inspecciones de terceros y cualquier otro requisito del gobierno o de las autoridades gubernamentales para gestionar reclamos internos (incluidos los recibidos a través de la línea de atención telefónica), llevar a cabo investigaciones relacionadas con los reclamos de los empleados sobre infracciones, violaciones de la política, fraude o reporte de asuntos financieros, y el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.
• Envíos de regalos al trabajador y/o sus familias con ocasión de fechas especiales.
• Adopción de medidas de seguridad de videovigilancia en las instalaciones de la Compañía, tales como oficinas, bodegas y tiendas.
• Adopción de medidas de geolocalización y de monitoreo de los dispositivos electrónicos de la Compañía que son entregados al trabajador para que cumpla con sus funciones o al contratista para que preste servicios especializados.
• Invitar a eventos de integración de los empleados y contratistas de la Compañía en fechas especiales como el aniversario de la Compañía, fin de año, navidad, entre otros.
• Organización de capacitaciones internas e inscripción a externas para el desarrollo profesional de los empleados y candidatos en materias relacionadas con sus funciones o conocimientos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
• Se tratarán los Datos Personales, en algunos casos sensibles, para la solicitud y recepción de exámenes ocupacionales de ingreso, periódicos, post incapacidad y de retiro.
• Transferencia de datos personales a quienes adquieran la calidad de Responsables en razón de operaciones de fusiones o adquisiciones, ventas de activos y líneas de negocio de la Compañía, sus compañías vinculadas y subsidiarias. Ya sea en Colombia o en cualquier otro país del mundo.
• Servicios de seguridad y polígrafo para fines de investigación en procesos disciplinarios internos.
• Consultar referencias laborales por parte de Ki Darma S.A.S.
• Entregar referencias laborales solicitadas por terceros por solicitud y con autorización del titular.

La Compañía podrá recopilar información de menores de edad, en relación con los hijos y dependientes del personal vinculado a Ki Darma S.A.S, con los fines de dar cumplimiento a los requerimientos de entidades de seguridad social, otras cuestiones de índole laboral y legales.

Para lo anterior, los padres o quienes legalmente ejerzan la representación de los menores de edad, deberán consultar con los menores sobre su consentimiento. En cualquier caso, la Compañía respetará los derechos de los niños, niñas y adolescentes y se cerciorará de que sus derechos prevalezcan durante el tratamiento de sus Datos Personales.

4.3.  La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los candidatos a empleados y contratistas de Ki Darma S.A.S:

Los Datos Personales que se recolectan por parte del Responsable respecto a los candidatos a empleados y contratistas se tratarán para las siguientes finalidades:

• Realizar procesos de reclutamiento de los candidatos interesados en incorporarse a la Compañía en cualquiera de los cargos o puestos que ésta ofrece, directamente o a través de plataformas, sitios web o redes sociales destinadas a tales fines. En el marco de los procesos de selección se utilizarán plataformas de empleo como puede ser elempleo.com, Computrabajo, LinkedIn, entre otros.
• Ejecutar el proceso de contratación de los candidatos, ya sea por contratos laborales, de aprendizaje, de prestación de servicio, de obra o de misión, entre otros tipos de contratos que la Compañía pueda utilizar para la contratación de sus trabajadores y/o contratistas.
• Dependiendo del cargo o puesto de trabajo al que se aplique, se tratarán Datos Sensibles, tales como sus antecedentes penales o su estado de salud para lo cual se exigirá exámenes de salud ocupacional, en la medida en que lo permita la legislación aplicable y se tenga la Autorización del Titular. Además, también para realizar estudios de seguridad (visitas domiciliarias, polígrafo, entre otras herramientas existentes).
• Comparar o constatar la información entregada por los candidatos con los registros públicos o privados de referencias académicas, laborales o profesionales, y antecedentes penales.
• Realizar evaluaciones de conocimiento, de aptitud para el cargo, pruebas psicológicas y psicotécnicas.
• Adopción de medidas de seguridad de videovigilancia en las instalaciones de la Compañía.
• Transferencia de datos personales a quienes adquieran la calidad de Responsables en razón de operaciones de fusiones o adquisiciones, ventas de activos y líneas de negocio de la Compañía, sus compañías vinculadas y subsidiarias. Ya sea en Colombia o en cualquier otro país del mundo.
• Revisión de la información de la declaración de conflicto de intereses, de acuerdo con las políticas de la Compañía.
• Transferir sus datos personales a las compañías vinculadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo del proceso de reclutamiento del empleado o contratista con la Compañía.
• Información sensible como fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, fecha de expedición de la cédula, información de núcleo familiar, antecedentes penales, datos biométricos como su imagen y datos relativos a su salud con la finalidad de ejecutar la relación laboral y/o contractual, durante la etapa de vinculación, ejecución, terminación y soporte de estas
• Aceptación de la Política de Conflicto de Intereses de la Compañía.

4.4.  La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los proveedores personas naturales de Ki Darma S.A.S:

• Contactar a los proveedores que puedan prestar servicios o vender productos que Ki Darma S.A.S requiere, y así iniciar una relación comercial.
• Creación, modificación y/o cancelación de las órdenes de compra.
• Evaluación y selección de posibles proveedores.
• Procesamiento de pagos y reembolsos.
• Con el objeto de contactar a los proveedores en caso de que surjan eventualidades con respecto los productos o servicios adquiridos. Los medios de comunicación serían por cualquier medio de contacto cuya información haya sido otorgada por el proveedor o candidato a proveedor, tales como, a llamada telefónica, WhatsApp y correo electrónico, sin limitarse a estos.
• Gestionar los cambios y devoluciones de los insumos o productos adquiridos.
• Contactar al proveedor con el objeto de formular preguntas, quejas y reclamos relacionadas con los productos que se adquieran por parte de la Compañía.
• Dar cumplimiento a las órdenes y regulaciones y compartir los Datos Personales con las autoridades gubernamentales, en caso de que así lo soliciten y/o requieran, entre las cuales estarían las autoridades tributarias, sanitarias o regulatorias.
• Transmitir los Datos Personales a proveedores y terceros aliados comerciales de la Compañía o sus compañías relacionadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de actividades administrativas u operacionales de la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados.
• Transferir sus Datos Personales a las compañías vinculadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de actividades administrativas u operacionales de la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados, desarrollen.
• Tratar Datos Personales en el desarrollo de actividades de debida diligencia para la investigación de antecedentes, para el monitoreo de actividades fraudulentas, tales como robo de tarjetas de crédito o débito y similares.
• Transferencia de datos personales a quienes adquieran la calidad de Responsables a razón de fusiones o adquisiciones de la Compañía y sus compañías integradas y subsidiarias.
• Con fines de seguridad, prevención, investigación y persecución de fraude, lavado de dinero, financiación del terrorismo, revisión en listas tales como OFAC, UN, CFSP, BOE, entre otras, así como toda la información necesaria para el cumplimiento con los sistemas de administración de riesgos, según corresponda.
• Investigación, detección, prevención y mitigación de cualquier actividad que pueda ser considerada ilegal o perjudicial para la Compañía.
• Promoción de nuevos productos desarrollados por la Compañía.
• Establecer un canal de comunicación regular y permanente para el envío de información en el marco de nuestra relación comercial. Dentro de estas comunicaciones también podemos enviar información relacionada con nuestros productos y ofertas.
• Transmitir y/o transferir sus datos personales a proveedores y terceros aliados comerciales de la Compañía o sus compañías relacionadas cuando se requiera para el desarrollo de actividades comerciales.
• Envío de regalos dentro de nuestros programas de fidelización de proveedores.

Los Titulares de la información pueden no autorizar o revocar su Autorización para el Tratamiento de Datos Personales para cualquiera de las finalidades indicadas anteriormente, salvo que la finalidad sea necesaria para cumplir con una obligación legal o contractual que tenemos con el Titular.

5. Base legal para el Tratamiento de Datos Personales:

La base legal para el tratamiento de los datos personales por parte de Ki Darma S.A.S puede ser el consentimiento del titular de los datos, cuando este haya sido obtenido de manera expresa, clara e inequívoca. El consentimiento puede ser solicitado a través de mecanismos como formularios de registro, casillas de verificación, o cualquier otro medio adecuado.

Además del consentimiento, el tratamiento de datos personales también puede estar basado en otras bases legales permitidas por la legislación, como el cumplimiento de obligaciones legales, la ejecución de un contrato en el que el titular de los datos sea parte, el interés legítimo de Ki Darma S.A.S o de terceros, o el ejercicio de funciones de interés público o en el ejercicio de autoridad pública.

6. Limitación temporal al tratamiento de datos personales:

En cumplimiento del principio de finalidad y del artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, lo serán exclusivamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir a cabalidad con las finalidades indicadas anteriormente. Una vez cumplidas las finalidades señaladas, Ki Darma S.A.S procederá con la supresión de los Datos Personales.

En cualquier caso, los Datos Personales deberán ser conservados en caso de que así se requiera para que la Compañía pueda cumplir con una obligación legal o contractual.

7. Derechos del titular de los Datos Personales:

Los titulares de los datos personales tienen derechos relacionados con la protección de sus datos. Estos derechos pueden incluir, entre otros:

• Acceso: Derecho a obtener información sobre los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Ki Darma S.A.S.
• Rectificación: Derecho a solicitar la corrección o actualización de los datos personales inexactos o incompletos.
• Supresión: Derecho a solicitar la eliminación de los datos personales cuando estos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados, cuando se haya retirado el consentimiento o exista un motivo legítimo para su supresión.
• Oposición: Derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales por motivos relacionados con la situación particular del titular, a menos que existan fundamentos legítimos para el tratamiento que prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del titular.
• Limitación del tratamiento: Derecho a solicitar la limitación del tratamiento de los datos personales en ciertas circunstancias establecidas por la ley.
• Portabilidad: Derecho a recibir los datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento cuando sea técnicamente posible.
• Revocación del consentimiento: Derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de los datos personales, en aquellos casos en los que el tratamiento se base en el consentimiento.

Para ejercer estos derechos, el titular de los datos puede contactar a Ki Darma S.A.S a través de los canales de comunicación establecidos:

Correo electrónico: hola@kidarma.co

Teléfono: +57 314 640 8778

7.1. Procedimiento para ejercer sus derechos

En caso de cualquier reclamo, inquietud o solicitud con respecto a esta Política o los Datos Personales Tratados, solicitudes de rectificación, queja, actualización, consulta, acceso o de supresión de datos, se puede comunicar por medio de cualquiera de los siguientes canales:

Correo electrónico: hola@kidarma.co

Teléfono: +57 314 6408778

El procedimiento de consulta de la información es el siguiente:

• Se deberá remitir una solicitud escrita por parte del Titular, causahabiente o representante, con copia del documento que acredite su identidad y/o calidad.
• Al recibo de la solicitud, Ki Darma S.A.S tendrá diez (10) días hábiles para dar respuesta a la misma.
• En caso de que falte algún documento o información para responder a la solicitud, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que allegue la información faltante. Pasados treinta (30) días sin que el solicitante allegue la información faltante, se entenderá que el mismo ha desistido de la solicitud.
• En caso de cualquier falla o demora en la respuesta a la solicitud, se le informará al solicitante de la situación. En todo caso, la respuesta a la solicitud no excederá de cinco (5) días desde el vencimiento del primer término.

Por su parte, el procedimiento para una reclamación es el siguiente:

• Remitir una solicitud escrita por parte del Titular, causahabiente o representante, con copia del documento que acredite su identidad y/o calidad.
• En caso de que falte algún documento o información, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que allegue la información faltante. Pasados dos (2) meses, contados desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante allegue la información faltante, se entenderá que el mismo ha desistido de la solicitud.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, el área encargada dentro de Ki Darma S.A.S incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para que el área encargada en Ki Darma S.A.S atienda el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• En caso de cualquier falla o demora en la respuesta a la solicitud, se le informará al solicitante de la situación. En todo caso, la respuesta a la solicitud no excederá de ocho (8) días desde el vencimiento del primer término.

La solicitud remitida a los canales indicados previamente deberá contener como mínimo la siguiente información:

• El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad y calidad del causahabiente o representante.
• La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

Ki Darma cuenta con plena libertad para implementar y modificar los medios que le resulten idóneos y eficientes para el ejercicio de los derechos de los Titulares, siempre y cuando estos beneficien a los Titulares.

En caso de cualquier modificación de los medios y canales previstos en la presente Política, se le informará a los Titulares a través de cualquier medio idóneo.

7.2.   Causales para que proceda la corrección, actualización y supresión

Para los efectos anteriormente descritos, Ki Darma S.A.S se obliga a realizar la corrección, actualización y/o supresión de Datos Personales en los siguientes eventos:

• Corrección y Actualización: Ki Darma S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que sea incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en la presente Política. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

• Supresión: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Ki Darma S.A.S la supresión de sus Datos Personales cuando:

 i. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

ii. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

iii. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

iv. No exista en cabeza del Titular un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de Ki Darma S.A.S.

Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio de este derecho cuando:

a. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

b. La eliminación de Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

8. Seguridad de los Datos Personales:

Ki Darma S.A.S adopta las medidas técnicas, organizativas y de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, evitando su alteración, pérdida, acceso no autorizado o tratamiento indebido. Estas medidas incluyen la implementación de políticas de seguridad, la capacitación del personal, el uso de tecnologías de encriptación y la realización de auditorías periódicas.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que ninguna medida de seguridad es absolutamente infalible, por lo que Ki Darma S.A.S no puede garantizar la seguridad absoluta de los datos personales. En caso de que se produzca una violación de seguridad que afecte los datos personales, Ki Darma S.A.S se compromete a tomar las medidas necesarias para mitigar los efectos de dicha violación y notificar a las autoridades competentes y a los titulares de los datos, de acuerdo con lo establecido por la legislación vigente.

Además, Ki Darma S.A.S se compromete a realizar transferencias de datos personales únicamente a aquellos países que proporcionen un nivel adecuado de protección de datos, o implementando las garantías necesarias para asegurar la protección de los datos en caso de transferencias a países que no proporcionen un nivel adecuado de protección.

9. Conservación de los Datos Personales:

Los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, a menos que exista una obligación legal o requerimiento regulatorio que establezca lo contrario. Una vez cumplido el propósito del tratamiento de los datos, estos serán eliminados de manera segura o anonimizados, salvo que sea necesario conservarlos para el cumplimiento de obligaciones legales o para el ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

10. Política de Cookies:

El sitio web de Ki Darma S.A.S puede utilizar cookies u otras tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación del usuario. Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el dispositivo del usuario y recopilan información sobre su actividad en el sitio web. Estas cookies pueden ser propias o de terceros y pueden ser utilizadas con diferentes finalidades, como recordar las preferencias del usuario, analizar el comportamiento de navegación o personalizar la publicidad.

El usuario tiene la opción de aceptar o rechazar el uso de cookies a través de la configuración de su navegador. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la desactivación de las cookies puede afectar el funcionamiento y la disponibilidad de ciertas funciones del sitio web.

11. Modificaciones a la Política de Privacidad:

Ki Darma S.A.S se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento, para adaptarla a cambios legislativos, tecnológicos, comerciales o por cualquier otra razón. Se recomienda a los usuarios revisar periódicamente la política de privacidad para estar informados sobre las prácticas de tratamiento de datos de Ki Darma.

12. Contacto:

Si el usuario tiene alguna pregunta, inquietud o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales por parte de Ki Darma, puede ponerse en contacto a través de los canales de comunicación establecidos en la política de privacidad.

En Ki Darma, nos comprometemos a proteger la privacidad y los derechos de los titulares de datos personales, y a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos. Agradecemos la confianza depositada en nosotros y trabajaremos continuamente para mejorar nuestras prácticas de privacidad y seguridad de datos.

Esta Política entra en vigor a partir de la fecha (08/08/2023)